09 | Gemeente Emmen
Digitale toegankelijkheid onderdeel van de aanbesteding
Aanpak aanbesteding verzekert toegankelijke digitale uitingen bij gemeente Emmen
De gemeente Emmen heeft een eigen aanpak ontwikkeld om digitale documenten toegankelijk te laten ontwikkelen. Henk van Beilen was een paar jaar geleden samen met de inkoopafdeling van de gemeente één van de eersten die digitale toegankelijkheid als harde eis onderdeel maakte van het wervingsproces bij de vormgeving. Henk werkt al sinds 2000 bij de gemeente Emmen en is huisstijlcoördinator bij de afdeling Facilitair. Samen met de communicatieadviseur is hij verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid binnen de gemeente Emmen.
Van fysieke naar digitale uitingen
Henk werkt veel voor interne klanten. Dat zijn afdelingen die fysieke of digitale uitingen nodig hebben in de huisstijl van de gemeente Emmen. Klanten zijn bijvoorbeeld zwembaden, het cultureel centrum of economische afdelingen. Waar vroeger veel fysieke uitingen werden gemaakt, ligt de focus nu steeds vaker op digitale uitingen. Deze verschuiving zorgt ervoor dat de documenten op een andere manier moeten worden opgemaakt. De documenten moeten namelijk digitaal toegankelijk zijn. Deze verandering was voor veel klanten in het begin erg lastig. Ze zagen het vooral als extra werk om content zo op te leveren dat het makkelijker digitaal toegankelijk te maken is. Inmiddels begrijpen klanten steeds beter waarom de digitale toegankelijkheid zo belangrijk is.
De aanbesteding voor vormgeving
Een belangrijk rol is hierbij ook weggelegd voor de grafische vormgever, die goed moet begrijpen hoe de aangeleverde content kan worden omgezet in een digitaal toegankelijk document. Vier jaar geleden startte de gemeente Emmen hiervoor een Europese aanbesteding voor haar grafische vormgeving en DTP-werkzaamheden.
In het aanbestedingsproces vroeg de gemeente Emmen van de deelnemende partijen om op basis van een casus drie digitale uitingen aan te leveren. Er werd duidelijk gesteld dat de uitingen digitaal toegankelijk moesten zijn en moesten voldoen aan WCAG 2.1 AA en PDF/UA.
De laatste standaard zorgt voor een goed toegankelijke pdf, voorkomt onnodige discussies over de toegankelijkheid van het document en maakt onderzoek makkelijker en eenduidiger. De uitingen van elke leverancier werden vervolgens door een onafhankelijk expert beoordeeld op deze standaarden. Met de partij die het beste scoorde, ging de gemeente Emmen een samenwerking aan.
In eerste instantie toonden 24 partijen belangstelling voor deze opdracht. Omdat de partijen moesten kunnen aantonen dat zij gecertificeerd zijn in digitale toegankelijkheid, bleven uiteindelijk drie partijen over die de casus mochten voorleggen. Hoewel geen enkele partij 100% scoorde op digitale toegankelijkheid, koos de gemeente één van de drie partijen op basis van de beoordeling van de aangeleverde uitingen.
Zó digitoegankelijk is Gemeente Emmen
| Aantal websites en apps per status. | |
|---|---|
| A: Voldoet volledig | 3 |
| B: Voldoet gedeeltelijk | 4 |
| C: Eerste maatregelen genomen | 0 |
| D: Voldoet niet | 2 |
| E: Geen verklaring | 7 |
Peildatum: 11 februari 2025
Gemeente Emmen is verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid van 16 websites en mobiele apps
Bekijk de lijst van websites en apps van Gemeente Emmen.
7 van de 16 websites en apps voldoen aan de wettelijke verplichting
Dit zijn alle websites en apps met Status A, B of C.
3 van de 16 websites en apps voldoen aan de toegankelijkheidseisen
Dit zijn alle websites en apps met Status A.
Digitale uitingen worden steeds toegankelijker
Volgens Henk heeft de opzet van de uitvraag voor de uitbesteding veel positieve impact gehad en worden uitingen van de vormgever steeds beter: “Je ziet dat de vormgever ook leert en steeds betere pdf’s oplevert. Hij heeft bijvoorbeeld een checklist gemaakt voor interne klanten om digitaal toegankelijke content aan te kunnen leveren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanleveren van alt-teksten. Het gebruik van de checklist scheelt veel kosten, omdat er geen grote tweede nabewerkingslag gemaakt hoeft te worden om de documenten alsnog digitaal toegankelijk te maken.”
Komend jaar start het nieuwe aanbestedingsproces. Voor de nieuwe aanbesteding verwacht Henk dat er meer geschikte vormgevers in aanmerking zullen komen: “We zijn inmiddels vier jaar verder, dus er zullen ongetwijfeld meer bureaus gecertificeerd zijn.”
Mediacentrum ingericht op digitale toegankelijkheid
De huisstijl van de gemeente Emmen was altijd gebaseerd op fysieke uitingen. Er zijn nu steeds meer digitale uitingen. Daarom moet de huisstijl ook digitaal toegankelijk zijn. Intern maakt de gemeente Emmen gebruik van een printservice voor diverse uitingen. Henk is momenteel bezig om te onderzoeken hoe deze service verder uitgebreid kan worden. Het doel is om het breder inzetbaar te maken en beter te laten aansluiten bij de behoefte van een digitaal toegankelijke huisstijl.